Отказное письмо является информационным документом, который оформляется для продукции, которая не подлежит сертификации и декларированию . Оформление отказного письма необходимо для официального подтверждения того, что на определенный товар не требуется оформление декларации и сертификата соответствия.

Чтобы узнать, как запросить отказное письмо по сертификации и оформить отказное письмо на продукцию необходимо оформить заявку на сайте. После этого вам будет выслан счет и договор. После получения оплаты вам высылается макет для уточнения данных. После подтверждения макета вам будет направлена сканированная копия отказного письма. Бумажные экземпляры документов на отказное письмо по сертификации выдаются в офисе по адресу либо почтой России, доставка включена в стоимость оформления. Иногда может понадобиться описание продукции (включая фотографии изделия и область применения), чтобы правильно идентифицировать продукт и определить коды.

При составлении отказного письма требуется указывать наименования продукции полностью, указывая конкретные товары и их состав. Запрещается использовать общие названия товаров. Составляя отказное письмо на товар или продукцию необходимо опираться на существующие правила сертификации, где главной задачей является правильная идентификация продукции.

Название товара в отказном письме должно соответствовать информации, указанной на ярлыке и упаковке товара. Необходимо избегать разногласий, чтобы не допустить недоразумений при возможных проверках со стороны Роспотребнадзора. При онлайн-торговле следует необходимо придерживаться тех же рекомендаций. При заполнении карточки товара на вашем сайте или на сайте маркетплейса вводите те же наименования продукции, которые были указаны в отказном письме.

Оформление отказного письма может быть запрошено юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями и самозанятыми гражданами, которые зарегистрированы в Российской Федерации.

Заказать получение отказного письма могут производители продукции, импортеры или торговые организации. Зарубежные компании без зарегистрированного филиала в России и физические лица не допускаются к оформлению документов по причине отсутствия основного государственного регистрационного номера (ОГРН). Те же ограничения действуют и при оформлении деклараций о соответствии и сертификатов на продукцию.